Outlook是微软公司开发的一款极其出名的邮件管理系统，免费多平台跨系统操作，支持多账号，最重要的是可以离线查看和编辑邮件，对于出差一族非常方便。

Outlook除了是一款邮件管理软件之外，还可以武装成一款超级强大功能的GTD系统，包括项目管理子系统，知识管理子系统，日程安排管理子系统和人脉管理子系统。今天和各位介绍Outlook强大GTD系统系列的第一篇文章，如何利用Outlook进行项目管理和知识管理。

Outlook任务跟踪子系统

经常使用Outlook来收发邮件的工作人士都知道，Outlook邮件追踪可以设置彩色标签和到期日期提醒后续标志，在Outlook任务模块中会显示在“代办事项列表”中，也包括后面要介绍的Outlook任务。Outlook内置的任务功能非常简单，包括任务名称，截至时间和所属类别。

点击某任务后可显示任务开始时间、任务描述、优先级、提醒时间和任务负责人，该任务跟踪系统适合简单情况，比如每日行动清单。

如果对于工作中同时开展的复杂项目，每一个项目的执行任务都会涉及到很多相关资料做参考。那么我们就需要一个可以储存所有这些项目相关资料的地方，并能够分门别类的显示，随时随地可以方便查看。没错微软公司开发的Onenote云笔记软件就具备上述所有这些功能，Onenote作为我的个人知识输出库之前已经介绍过一些实用心得。

延伸阅读：

两种活用Onenote模板秘籍，高效打造精美专业内容库，复用方便

Outlook和Onenote整合安装步骤

对于多项目复杂任务跟踪，我们可以通过Outlook和Onenote整合，来达到此效果。需要开启此功能，可以执行如下操作：

第一步：点击Outlook中的“文件”——“选项”——“加载项”——“COM加载项”——“转到”命令：

第二步：勾选“有关Outlook项目的Onenote便签”，点击“确定”按钮。

可以看到Outlook邮件菜单栏中新增Onenote图标

Outlook邮件保存到Onenote中

将某一封重要邮件需要保存到Onenote中，在该邮件的菜单栏中点击Onenote图标：

选择邮件需要保存的笔记本分区位置，点击确定按钮。

Onenote中选择的笔记本分区位置就收到了如下的邮件保存内容，我们可以进行二次编辑和修改，该方法对邮件中涉及的重要内容可以整理成工作经验，形成小系统。

Onenote内容直接通过Outlook发送邮件给相关人

我会在Onenote中安排每日计划，所以你也可以借鉴将Outnote记录你的每日工作日志，下班前将该日志直接通过Outlook邮件发送你的上级领导即可。在Onenote中选择当日计划页面，点击开始菜单中的“电子邮件页面”命令：

延伸阅读：onenote作为我每日待办事项的3点使用心得

然后就会弹出一个电子邮件发送的页面，通过该方式就可以将写好的日报发给上次领导，非常方便。

Onenote中待办事项显示在Outlook任务中

在Onenote某页面中可以是一个较大项目任务，也可以是单一的下一步行动，由于Onenote本身不带任务提醒功能，所以通过将Onenote中的项目或行动，显示在Outlook任务中，通过任务提醒功能就满足此目的啦！

此操作步骤和上述的发Outlook邮件差不多，只不过点击的是“Outlook任务”图标，直接选择任务截至时间，这样在Onenote中分解的一系列下一步行动都会显示在Outlook任务中，Onenote任务前会显示一个“红旗”图标。

Onenote任务同步到Outlook任务中后，可以进行任务分配、分类，完成后可以“标记完成”，如果做该任务时需要参考相关资料，又可以点击“Onenote”命令跳转到该任务所在的Onenote页面。Outlook某任务完成后，进度也会同步到Onenote中标记成完成状态。

Onelook新建任务保存在Onenote对应项目中

如果你习惯使用Outlook直接新建任务的话，利用Onenote链接可以一键在Onenote中建立对应任务，选择所在的进行中项目分区中。

Outlook搭配Onenote，双剑合璧视觉化多项目管理

由于Outlook任务局限性，通过和Onenote搭配来进行更有效的多项目管理。首先，在Onenote中创建一个“笔记本”，命名为“项目进度跟踪管理”。

在“项目进度跟踪管理”笔记本中，建立工作或个人、家庭正在同时进行的项目，在Onenote分区中建立具体项目名称，重要的项目放在最前面，通过可视化拖动管理非常方便体现出项目的重要等级，完成归档的项目只要一键移动到放入到对应的工作、素质、家庭等笔记本中即可。

Outlook邮件中我们也可以建立对应的进行中项目，方便邮件也做对应的管理。

在某个具体跟踪项目中，可以利用Onenote建立不同的页面，可以是相关邮件参考重要信息，可以是项目分解进行中的具体任务。

利用“Onenote中待办事项显示在Outlook任务中”的描述方法，Onenote进行中的任务可以显示在Outlook任务中，并标注任务重要优先级和截至时间等信息，根据自己情况按照项目类别，截至时间等排序，这样弥补Onenote不能进行任务提醒的不足之处。

Outlook收到某项目的重要参考邮件可以按照“Outlook邮件保存到Onenote中”描述的方法，汇总到Onenote对应项目的参考邮件信息中。如果是非邮件之类我们收集整理的项目相关信息，利用Onenote可以插入Excel、本地或网络图片、屏幕截图、扫描件、音频、视频、链接等资料的特点，都可以收集在相关项目中，让我们在执行某项目时集中在一处可以更加高效的完成任务。

小结：

通过Outlook和Onenote的搭配，弥补各自的缺点，充分发挥其长处，完完全全可以做到对工作中进行的多个项目，一站式可视化管控的状态，并且培养边执行项目边整理的习惯，项目完成归档资料也同时完成啦！方便以后同类项目借鉴以及下属任务分配时有制度可循，有据可依。