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Word邮件合并技巧四则
Word邮件合并技巧四则

“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。   1. 用一页纸打印多个邮件   利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。   2. 一次合并出内容不同的邮件   有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。   有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。   3. 共享各种数据源   邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。   4. 筛选与排序   用邮件合并帮助器中的“查询选项”,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。

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如何设置或删除Word2003文档框选文字底色
如何设置或删除Word2003文档框选文字底色

有的用户在Word文档中输入内容的时候,输入的文字底色是灰色或是其他颜色,整体看上去很不舒服,如何将文字背景色改成主题背景色呢?下面教大家改变文字背景颜色。操作步骤 如图在Word中输入的文字背景是灰色的。 单击菜单栏“格式”→“边框和底纹”。 点击“边框和底纹”中的“显示工具栏”。 在工具栏“表格和边框”中点“油漆桶”底纹颜色,如下图所示。 选择“无填充颜色”即可。 “无填充颜色”的效果。

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word使文字沿与水平线成30度角排列
word使文字沿与水平线成30度角排列

Q:我知道在Word里可以改变文本的排列方向,使其由横向排列改为纵向排列,但是有没有什么法子能旋转文本,使其以与水平线呈30度的角度排列?我用的是Word 2003。  A:你不能以自由角度旋转文本或文本框,但变通一下仍能达到你的目的。其一是可以复制文本框,然后选择“编辑”菜单 “选择性粘贴”,选择以“图元(Windows图形文件)”形式将文本框和其中的内容粘贴到文件中。这时粘贴的“图片”上方就会出现一个绿色的旋转手柄。如果手柄没有出现,右键单击“图片”,选择“设置图片格式”,确认“版式”选项卡中的图片环绕方式不是“嵌入型”。  另一种方法是使用艺术字。在样式库里选中第一种样式,把你要旋转的文本输入文本框中,再选择一个合适的字体。不想要中空效果的话可以将填充色设置为黑色,边线颜色设置为“无线条颜色”调整文字大小使其与正文文字比例接近,然后就可以用绿色的旋转手柄使文字呈现一定角度了。  当然这两种方法也都不完美,一旦你对其进行旋转,文本会发生一定程度的变形——但根据我们的经验,打印出来的效果要比屏幕上看起来的好得多。

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为什么关闭Word时不提示保存了
为什么关闭Word时不提示保存了

有些网友肯定习惯了关闭Word文档时的保存提醒功能,这个可以说是一个不好的习惯吧,建议大家关闭Word文档前先点击保存按钮的习惯!因为笔者就碰到过关闭Word时,不提示保存就直接关闭了,导致一个多小时的工作都白忙的遭遇!因此,今天我们就一起去看看如何解决Word关闭不提示保存的问题。 首先要给大家明确一个问题,Word只会在新建文档或者对文档进行过修改的时候,才会提示保存,如果您是打开已有的文档,而且没有对文档进行修改,那么,Word是不会提示您保存的,事实上,这种情况下也无需保存。  对于这个问题,微软官方给出的解释是:正常情况下Microsoft Word 2003是不会不经用户确认就自动保存文件的,除非您设定了“自动保存”的选项。  以下是Word关闭时不提示保存的解决方法,适用于任何版本的Word:  1、先删除Word的模板文件:  C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates。删除目录里中所有带Normal.dot和所有带.dot的文件。  2、重启Word,就OK了。以上就是关于在word文档下关闭时不提示保存的解决办法,使得我们在关闭文档时不再受到不必要的损失啦!很有用,所以有兴趣的网友们可以去试试哦。

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Word文档分节符的奇妙用法
Word文档分节符的奇妙用法

在对Word文档进行排版时,经常会要求对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置,例如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚,或重新分栏排版等。这时,如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置,就会引起整个文档所有页面的改变。  实际问题  设置一文档版面,该文档由文档A和文档B组成,文档A是文字部分,共40页,并要求纵向打印,文档B包括若干图形和一些较大的表格,要求横向打印。同时,文档A和文档B要采用不同的页眉。还好,他已经将文档A和文档B按要求分别设置好了页面格式,只要求将文档B插入到文档A的第20页,并要求统一编排页码。  解决办法  如果根据常规操作,先打开文档A,将插入点定位在20页的开始部分,执行插入文件操作,但得到的结果是文档B面目全非,即文档B的页面设置信息全部变为文档A的页面设置格式。在这种情况下,要在文档A中重新设置插入进来的文档B是很费时、费力的,而要分别打印文档A和文档B,统一自动编排页码的问题又很难解决。这时,利用Word的“分节”功能,很容易地解决了这个问题。其操作步骤如下:  1. 打开文档B,在文档末尾插入一个分节符。  2. 全部选中后按[复制]按钮。  3. 打开文档A,并在19页的末尾也插入一个分节符。  4. 将光标定位在A文档20页的开始部分,执行“粘贴”操作。  几点说明

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Word中如何快速输入“着重号”
Word中如何快速输入“着重号”

在使用计算机编辑试题时,经常需要输入着重号。但在使用Word时,对着重号的输入很不方便,一般要在“字体”对话框中才能完成,操作起来非常麻烦。经过笔者的研究,换一种方法输入着重号是非常方便的,这就是在“格式”工具栏上添加一个〔着重号〕按钮。   单击“工具/自定义”,打开“自定义”对话框,选择“自定义”对话框中的“命令”选项卡,在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项,然后在右侧的命令列表框中选择“DotAccent”命令(如图所示)。用鼠标左键将“DotAccent”命令拖入“格式”工具栏,松开鼠标左键,此时“格式”工具栏显示带有“ABC”三个字母的一个按钮。这样,需要输入着重号时,单击〔着重号〕按钮即可,非常方便吧!

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如何让Word2003文档轻松实现居中对齐
如何让Word2003文档轻松实现居中对齐

用户编辑完Word文档之后,总觉得文字有些不整齐,为了更有效的解决这个问题,利用下面的方法可将参次不齐的文档统一居中。操作步骤 打开Word文档,点击“插入”→“分隔符”。 在“分隔符”中选择“分节符类型”的“下一页”并按“确定”。 然后单击“文件”→“页面设置”。 再“页面设置”内选择“版式”将“垂直对其方式”选为“居中”按“确定”即可。 Word文档居中效果。

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将Word文档快速转换为PPT文稿
将Word文档快速转换为PPT文稿

首先,打开Word文档,全部选中,执行“复制”命令。然后,启动PowerPoint,选择“普通”视图,单击“大纲”标签(如图1);如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡,显示的方法是在“视图”菜单上,单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角,单击[普通视图(恢复窗格)]按钮。   直接选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻灯片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按[Shift+Enter]。   经过调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作(如图2)。最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。   反之,如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处,按[BackSpace](退格键),重复多次,将所有的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、粘贴到Word中即可。

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Word中的表格实现任意纵横的方法
Word中的表格实现任意纵横的方法

在日常办公应用中,我们经常会遇到将一个简历表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况,Word中没有现成的功能,忽然想起Excel中“选择性粘贴”中的“转置”功能,但实际操作一下才发现,它只能将个人简历表格的行、列位置互换一下,不能达到上述目的。笔者经过多次实践,终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。  方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用,具体步骤如下:  1. 将表格转换成文字  选定整个简历表格后,执行“表格→转换→表格转换成文字”,在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”,然后单击[确定]按钮。此时原表格中的表格线全部消失,各列内容以空格分隔。  2. 将各行内容连接起来,以列的形式出现  (1)选中文字中两列间的空格部分,并从“编辑”菜单中执行“复制”命令,将列间空格存放在剪贴板中,待稍后替换时使用。  (2)选中刚刚转换好的文字内容部分,执行“编辑→替换”,在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标,定位好插入点,将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。  提醒大家,由于此对话框中不支持鼠标右击,也不支持菜单中的“粘贴”操作,所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键:“Ctrl+V”。  (3)用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边,点击对话框左下角的[高级]按钮,将对话框下部折叠部分展开,单击[特殊字符]按钮,在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”,此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”。  (4)单击对话框中部的[全部替换]按钮,在出现的“Word已完成对所选内容的搜索,共替换XX处。是否搜索文档其余部分?”提示信息中点击[否]结束替换操作。  3. 去除出现的空白行

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Word文档页面方向的横纵混排
Word文档页面方向的横纵混排

在一篇Word文档中,一般情况下我们将所有页面均设置为横向或纵向。但有时也需要将其中的某些页面设置为其它页面方向不同,或者根本就是没有规律,横向与纵向的页面掺杂在一起。那么如何才能让一个Word文档中同时存在横向和纵向两种方向的页面呢?能不能随心所欲地调整页面方向呢?  细心的读者可能会发现,当选择菜单命令“文件”|“页面设置”,打开“页面设置”对话框后,在其左下方有一个“应用于”下拉列表。使用这个下拉列表,我们可以任意设置页面的方向。分不同情况介绍如下。  (1)如果一篇文章的前边设置一个方向,如纵向,而后边都设置为横向,则可以先将插入点定位到纵向页面的结尾,或要设置为横向页面的页首,在“页面设置”对话框中单击“横向”,然后在“应用于”下拉列表中选择“插入点之后”。  (2)如果要将某些选定的页面设置为某一个方向,可以先选中这些页面中所有的内容,然后在“应用于”下拉列表中选择“所选文字”。  (3)如果文档中以标题样式分为许多小节,可以选中要改变页面方向的节,然后在“应用于”下拉列表中选择“所选节”。如果不选某节,而只是将插入点定位到该节中,则还可以选择“本节”。  设置完成后,可以在预览视图中适当缩小显示比例,查看更改的结果,如图中所示。   推而广之,其实不仅可以将页面方向任意地应用到不同的页面,“页面设置”对话框中的其它设置选项,如纸张类型、版式、页边距等,都可以类似地对不同页面采用不同的设置,读者朋友不妨试一下。

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