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Excel中如何活用INDEX和MATCH函数-
大多数Excel用户需要在工作簿中查找数据。但是最好的查找方法是什么?Excel提供了两种主要的查找方法: VLOOKUP和 INDEX – MATCH。尽管两种方法相似,但INDEX-MATCH的功能更强大。但是,我怀疑VLOOKUP的知名度更高,使用更广泛。可能是因为如果您要查找某些内容,则可以使用名称中带有“ lookup”的功能。在本文中,我将解释VLOOKUP和INDEX-MATCH。在此过程中,我将解释这两种方法的优缺点。当然,还有两个附加的查找功能:HLOOKUP的工作方式与VLOOKUP相同,但它是水平而不是垂直。因此,我所说的关于VLOOKUP的所有内容也适用于HLOOKUP。LOOKUP旨在与Lotus 1-2-3兼容。和1-2-3的@LOOKUP函数旨在与VisiCalc兼容。因此,LOOKUP的功能不如VLOOKUP。但是,它确实比VLOOKUP具有一个优势,我将在本系列的后续文章中对此进行讨论。VLOOKUP函数具有以下参数:= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)range_lookup参数是可选的,通常会被忽略,但非常有用。这是因为range_lookup确定VLOOKUP返回近似匹配还是精确匹配。尽管Excel实际上使用了另一种技术,但是以下是考虑近似匹配如何工作的简单方法:Excel沿第一列向下移动,直到找到大于查找值的值。然后,它备份一行以返回其结果。如果查找值大于列中的最后一个数字,则它将提供最后一个结果。什么时候应该使用近似匹配?只有当您确实需要近似匹配时,才应该使用近似匹配。如果需要精确匹配,并且想要精确结果,则切勿使用近似匹配。默认情况下,VLOOKUP返回一个近似匹配。这是不幸的,有两个原因。首先,以我的经验,大多数Excel用户在大多数情况下都需要完全匹配。其次,近似匹配是有风险的,因为它们可能返回错误的结果。该图显示了需要近似匹配的典型情况。该图显示了数量折扣的时间表。如果购买数量在1-4个之间,则不提供折扣。购买5到24个单位可获得5%的折扣,依此类推。购买200个或更多单位可获得20%的折扣。近似匹配功能使我们可以查找任何大小订单的折扣。例如,单元格E4显示,购买7个单位的折扣为5%。这是计算公式: E4:= VLOOKUP(E $ 3,$ A $ 3:$ B $ 7,2,TRUE)(最后一个参数是可选的range_lookup值。由于该参数的默认值为TRUE,因此可以省略。)上图中的单元格E7中的公式相似。它显示了VLOOKUP对于大值可以按预期工作。也就是说,任何超过最大数量的购买都将获得最大数量的折扣。请注意,图中的单位是按升序排序的。这是一个绝对的要求。如果您的数据未排序,则可能得到错误的结果。如何从Excel查找功能获取错误结果使用近似匹配时,必须对数据进行排序。对于所有返回近似匹配项的Excel查找函数,都是如此。达到此要求的原因是,Excel不仅会沿一列或跨行进行近似匹配。而是,Excel使用二进制搜索技术。即,Excel检查列表的中间。如果该值小于查找值,则跳至下一部分的中间;否则,将跳转到下一部分。如果该值较小,则跳到上一节的中间。它将距离减半,直到找到正确的结果。此技术比向下搜索一行或一列要快得多,但是如果不对数据进行排序,它可能会产生意外结果。通常,如果您对未排序的数据进行近似匹配,则Excel查找功能将返回错误值。这是最好的结果,因为它可以提醒您问题所在。近似匹配,未排序的数据但是不幸的是,当Excel对未排序的数据执行近似匹配时,它会产生错误的结果。例如,此图说明了两种错误的结果。 SKU#1示例搜索表中未包含的值。示例中的两个公式是:F3: = VLOOKUP(F $ 2,$ A $ 4:$ C $ 8,2,TRUE)F4: = VLOOKUP(F $ 2,$ A $ 4:$ C $ 8,3,TRUE)VLOOKUP函数具有以下参数:= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)由于在单元格F3和F4中range_lookup值为TRUE,因此这些公式正在寻找近似匹配项。从图中可以看出,这两个公式将返回SKU代码A101的结果。这是一个重要的问题,因为Excel返回错误的结果,这很危险。SKU#2示例使用类似的公式来搜索表中IS的值。但是,由于未对SKU列进行排序,因此它还会返回SKU代码A101的值,而不是正确的结果。因此,两个主要结论是显而易见的:1.仅在有充分理由时才使用近似匹配。2.确定,当您使用近似匹配时,您的数据将被排序。如何通过Excel的VLOOKUP和HLOOKUP函数使用完全匹配VLOOKUP和HLOOKUP的默认行为是返回近似匹配。要了解为什么Microsoft可能会做出此选择,请考虑至少在20年前编写了Excel的四个查找功能(LOOKUP,VLOOKUP,HLOOKUP和MATCH)。那时,计算机比现在慢得多。那时,使用完全匹配搜索会导致计算明显变慢。因此,Excel团队将最快的方法(近似匹配方法)设置为默认搜索方法。但是今天,对于大多数目的而言,精确匹配和近似匹配之间的计算时间没有明显差异。因此,今天,由于至少两个原因,Excel的默认搜索方法很不幸。首先,Excel用户通常比完全匹配更需要完全匹配。其次,近似匹配会产生错误的结果。让我们看看精确匹配如何与典型数据一起工作……F2和F3单元格中的公式返回正确的结果。而且由于单元格F6和F7中的公式会查找不存在的数据,因此它们也会返回正确的结果。两个示例显示正确使用VLOOKUP公式。AC列显示了一个简单的SKU(库存单位)数据库及其说明和价格。F列显示了两组示例。 请注意,A列中的SKU数据未排序。使用完全匹配时,排序顺序无关紧要。SKU#1示例使用以下公式搜索有关SKU代码B19的信息:F2: = VLOOKUP(F $ 1,$ A $ 3:$ C $ 7,2,FALSE)F3: = VLOOKUP(F $ 1,$ A $ 3:$ C $ 7,3,FALSE)请记住,VLOOKUP函数具有以下参数:= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)由于这些公式中的range_lookup值为FALSE,因此它们正在寻找精确匹配。并且由于表中存在SKU代码B19,因此公式可以找到并返回正确的结果。这真是个好消息……我们得到了正确的结果!SKU#2示例提供了更好的消息。以下是其公式:F6: = VLOOKUP(F $ 5,$ A $ 3:$ C $ 7,2,FALSE)F7: = VLOOKUP(F $ 5,$ A $ 3:$ C $ 7,3,FALSE)在这里,当我们搜索不在列表中的数据时会得到错误值。那是更好的消息,因为我们没有收到虚假数据。也就是说,当我们仅使用精确匹配时,如果我们搜索不存在的数据,则可以依靠获得错误值。VLOOKUP和HLOOKUP的局限性 VLOOKUP公式使用以下语法:= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)让我们使用此函数从这个小数据库中查找一些值。要在SKU列中查找“ G23”并返回其描述,我们将使用:= VLOOKUP(“ G23”,$ A $ 3:$ C $ 7,2,FALSE)要在SKU中查找“ G23”并返回其价格,我们将使用:= VLOOKUP(“ G23”,$ A $ 3:$ C $ 7,3,FALSE)要在“项目”列中查找“外套”并返回其价格,我们将使用:= VLOOKUP(“大衣”,$ B $ 3:$ C $ 7,2,FALSE)没关系。但是,我们如何使用VLOOKUP在“项目”列中查找“鞋子”并返回其SKU?我们不能。原因很简单。VLOOKUP只能在table_array的第一列中查找值,而我们只能从table数组中返回值。因此,如果我们想在一个列中查找一个值,然后将值返回到该列的左侧,那么我们就不走运了。(不,如果我们尝试对col_index_num使用负值,则将无法使用。)要返回我们需要的值,您会认为我们可以使用具有以下格式的LOOKUP函数:= LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)问题在于,LOOKUP的lookup_vector列必须按升序排序。因此,如果我们的数据库按Item列排序,我们可以返回其SKU,这是VLOOKUP无法做到的。但是因为数据没有排序,所以我们很不走运……至少对于LOOKUP,VLOOKUP和HLOOKUP。不幸的是,这不是这三个功能的唯一限制。局限性是为什么自1990年以来我就不再使用这三个函数。相反,我仅使用INDEX-MATCH。Excel的最佳查找方法:INDEX-MATCH在Excel中查找数据的最强大,最灵活的方法是INDEX – MATCH方法。它依赖于两个Excel函数:= INDEX(参考,row_num,column_num)参考 —单元格范围row_num —参考中要从中返回数据的行。column_num-参考中要从中返回数据的列。如果引用是一行或一列,则 INDEX函数可以使用以下语法:= INDEX(reference,cell_num)= MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)lookup_value-在lookup_array中匹配的值。lookup_array-包含数据的单元格范围。match_type-指定 Excel如何将lookup_value与lookup_array中的值匹配。对于完全匹配,请始终将此参数使用0。下图显示了正在使用的INDEX-MATCH方法…B11: = MATCH($ A11,$ A $ 3:$ A $ 7,0)该公式告诉我们,在SKU列的第三行中找到了文本“ G23”。复制到B12的公式表示在第二行中找到“ A101”。请注意,由于我们需要精确匹配,因此单元格B11中的最后一个参数的值为零。
实现Excel工作簿间数据链接的方法
‘); (window.slotbydup=window.slotbydup || []).push({ id: ‘623618’, container: s, size: ‘360,300’, display: ‘inlay-fix’ });})(); 在对Excel工作簿中的数据进行处理时,有时会遇到存在着关联的数据,更改其中一个数据时,另一个数据也会随着发生更改,这种改变可以通过建立数据间的链接来实现。下面介绍实现Excel工作簿间数据链接的操作方法。1、启动Excel 2013,打开工作表。在工作表中选择数据,然后在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮复制选择的数据,。 图1 复制数据2、打开另一张工作表,指定要粘贴数据的单元格,单击出现的“粘贴选项”按钮上的下三角按钮,在打开的下拉列表中单击“其他粘贴选项”栏中的“粘贴链接”单选按钮,。此时,只要源工作表中的数据发生改变,目标工作表的对应数据也会随之改变。 图2 单击“粘贴链接”单选按钮本文已经收录至:《Office 2013应用技巧实例大全》 – Excel2013应用篇
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